Los principios de flujo KAIZEN™ en la lucha contra el COVID-19

Los principios de flujo KAIZEN™ en la lucha contra el COVID-19

La Organización Mundial de la Salud se ha pronunciado claramente respecto a la lucha contra COVID-19: "Hacer pruebas, hacer pruebas y más pruebas". Detener la epidemia y salvar vidas implica romper las cadenas de transmisión mediante el control y el aislamiento de las personas con síntomas.

La capacidad del Sistema Nacional de Salud para atender a los que más sufren esta pandemia es finita. El aumento de esta capacidad es lento y conlleva mucho tiempo, si se compara con la velocidad con la que se transmite la enfermedad. El sistema actual no tiene el grado de flexibilidad necesario para adaptarse a un pico abrupto de demanda que puede aportar un contagio incontrolado. Cuando el ajuste de la capacidad se hace difícil, la atención se centra en la configuración de la demanda para evitar que ésta exceda la capacidad en un período determinado.

El concepto KAIZEN™ de nivelación es uno de los principales conceptos en este escenario: equilibrar la demanda con la capacidad instalada, evitando esperar a los que necesitan atención. Dado que la capacidad instalada es una variable fija, el control y el aislamiento ayudan a nivelar la demanda y a evitar los picos de demanda, lo que a veces puede llevar a que los casos graves no se traten con la rapidez y el cuidado adecuados.

El aislamiento se traduce en una desaceleración del contagio y, en consecuencia, de la demanda de cuidados, ya que rompe los contactos sociales, que representan la principal forma de propagación. Sin embargo, el problema se ve agravado por los casos asintomáticos que refuerzan la propagación del virus si no se contienen, y pueden dar lugar a un pico de demanda posterior. Si las medidas del gobierno, impuestas por el estado de emergencia, así como todos los mensajes transmitidos por las autoridades competentes y los medios de comunicación, fuerzan y refuerzan el aislamiento, también es necesario aumentar la capacidad de realización de pruebas.

El aumento de la capacidad de realización de pruebas implica la aplicación de nuevos procesos y estructuras que deben establecerse con este fin. En este sentido, uno de los modelos innovadores y exitosos es el de centros móviles de detección de COVID-19 o "Drive Thru" de Unilabs, en Portugal. El nombre "Drive Thru" se debe a que la muestra del paciente se realiza en un circuito donde se recorren todas las fases sin que éste abandone su coche. En este formato, es una solución ventajosa en términos de comodidad y seguridad que promueve, no sólo para el paciente, sino también para quienes realizan la recepción y la muestra.

Existen varios principios y conceptos KAIZEN™ que subyacen en la puesta en marcha de estos centros móviles. El diseño de estos centros se basa en las unidades de flujo críticas del proceso recogida de la muestra y la prueba: el paciente y la muestra recogida.

El proceso se caracteriza por los siguientes pasos: reserva de cita, admisión, recogida de la muestra, envío al laboratorio, realización de las pruebas de laboratorio y entrega de los resultados. La definición del layout de un centro móvil se basa en la aplicación de los pasos entre la admisión y el envío de la muestra al laboratorio. La disposición tiene por objeto seguir la secuencia de pasos del proceso general, tratando de evitar las interrupciones en el flujo de vehículos y la ociosidad de los recursos. La interrupción del flujo de vehículos, la sincronización de las etapas y los recursos ociosos conducen a una pérdida de eficiencia y, por consiguiente, de capacidad en la recogida de muestras.

Los pacientes con cita previa son dirigidos, en su coche, al centro de recogida de muestras móvil. Una vez confirmada la matrícula, se permite al paciente la entrada al centro, esperando a ser llamado a la siguiente etapa. El siguiente paso es la admisión, en la que, entre otras tareas, se validan los datos personales y de prescripción y se registran los síntomas. Después de la admisión, el paciente avanza en su vehículo hasta el puesto de recogida de la muestra. Este es el único punto en el que el paciente abrirá la ventana del coche para que el técnico pueda proceder.  Como este es uno de los puntos de contacto más importantes, el técnico limpia su puesto de trabajo inmediatamente después de la recogida.

La sincronización de estos pasos es crítica y esto sólo es posible con una disposición implementada de acuerdo con los principios de flujo y organización por proceso. El paciente sólo pasará al siguiente punto si está disponible, asegurándose de que no haya acumulación o espera entre los pasos de admisión y recogida de muestras - flujo de paciente a paciente. La operación de admisión puede durar 3 veces más que la recogida de muestra y, es por tanto la operación "cuello de botella" (más lenta) del proceso. Por ello, cada centro puede implementarse en módulos de dos líneas, con dos vías de entrada de vehículos para su admisión, evitando así las paradas en la zona de muestreo, maximizando su ocupación.

La reducción de los desechos en este proceso es crucial. Los administradores y técnicos que llevan a cabo la admisión y la recopilación de muestras, respectivamente, deben centrarse en las tareas de valor añadido: la admisión y la recogida de muestras. Las demás tareas que pueden ser necesarias, como la sustitución de consumibles o llamar a los pacientes, aunque son necesarias, no añaden valor al objetivo principal: obtener una muestra del paciente correcto. Con este fin, un coordinador asegura todas las tareas de reposición, soporte y gestión del flujo de entrada, minimizando el tiempo de ciclo de los pasos clave.

Todo el flujo, desde la entrada hasta la salida, está soportado por una gestión visual que señala las direcciones de la circulación y los lugares de parada, así como la orientación del paciente antes, durante y después del proceso. De esta manera, el paciente tendrá acceso a toda la información necesaria para garantizar la máxima fluidez, el cumplimiento de los estándares de seguridad y, no menos importante, para aclarar las dudas que sólo pueden contribuir a aumentar la ansiedad. La identificación de la ruta, las salidas de emergencia, las señales para apagar el motor al parar y no dejar el coche, las señales del número de teléfono al que debe llamar el paciente para hablar con quien se encuentre en el puesto de admisión (el paciente no baja del coche ni abre la ventana en el momento de la admisión para evitar cualquier riesgo de contagio) son ejemplos de una gestión visual sencilla pero indispensable.

Los puestos de trabajo, apoyados por la identificación y la gestión visual eficiente, están organizados para una rápida preparación al comienzo del turno y garantizan que no falte nada desde el gel higiénico hasta el teléfono para comunicarse con el paciente. Además, se utilizan procedimientos visuales y sencillos para entrenar al equipo del centro para realizar las tareas de forma segura, estandarizada y eficiente. La gestión de los bienes consumibles se lleva a cabo según los principios de la metodología 5S - un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar - y se garantiza mediante estándares y listados de verificación de reposición y almacenamiento.

Las muestras se envían a los laboratorios de manera que se evite la acumulación de muestras y se asegure una rápida transferencia al laboratorio. Con este fin, las rutas de recogida se definen varias veces al día, con horarios definidos y procedimientos estándar.

Por último, todo el proceso de implementación y gestión de la operación sigue un enfoque estandarizado y documentado, lo que lo convierte en un modelo replicable en varios puntos del país, y modular para poder duplicar la capacidad si es necesario en el mismo centro. También es importante referirse, una vez más, al concepto de nivelación que se aplica aquí, aunque en menor escala. El proceso de registro y programación busca nivelar la llegada de los pacientes a lo largo del día con la capacidad del centro, también limitada por la capacidad de los laboratorios, evitando así las colas.

La creación de flujo, reducción de desperdicios y estandarización, principios básicos KAIZEN™, hacen que la implementación y la gestión de estos procesos sea más rápida y segura. 

¿Está interesado en los servicios de consultoría de Kaizen Institute?

Ayudamos a los clientes a lograr grandes resultados al poner en práctica paradigmas disruptivos.

¿Está interesado en las formaciones de Kaizen Institute?

Las formaciones de Kaizen Institute incluyen aprender la teoría, ponerla en práctica tanto en ejercicios como aplicado a su realidad y su Gemba

Newsletter

Reciba las últimas noticias sobre Kaizen Institute. Suscríbase ahora.

* campos necesarios

arrow up